降低成本
根據(jù)美國運通一份針對北美地區(qū)的研究,每趟標(biāo)準的國內(nèi)商務(wù)旅行(包括機票與旅館)費用支出約為1080美元,國際商務(wù)旅行則高達2818美元。這還只是保守估計。調(diào)查中尚未計入難以量化的人事行政成本,以及長時間飛行可能產(chǎn)生的機會成本,這個變量恐怕大到令人難以想象。要排除這些有形、無形的變量與成本,解決方法就是「視頻會議」。透過高分辨率的視頻會議設(shè)備,即使與會成員分處各地,也能有彷佛身歷其境的真實感受,達到面對面開會的效果。
節(jié)省差旅時間
出席國際會議成本有多昂貴,試想這個范例。新加坡分公司的經(jīng)理為了參加紐約一場長約3小時的會議,花在交通上的時間至少要40個小時。細節(jié)如下方表列:
項目 |
預(yù)估花費時間 |
總計 |
40 小時 |
開車至機場 |
1 小時 |
登機處報到 |
1 小時 |
等待登機 |
1 小時 |
去程班機直飛紐約 |
1 小時 |
領(lǐng)取行李 |
0.5 小時 |
搭車至飯店 |
1 小時 |
搭車至開會地點 |
0.5 小時 |
會議 |
3 小時 |
搭車至機場 |
1 小時 |
登機處報到 |
1 小時 |
等待登機 |
1 小時 |
回程班機直飛新加坡 |
14 小時 |
開車回公司 |
1 小時 |
從表格中可看出,為了一場3小時的會議,至少有37小時被白白浪費掉。一旦遇到緊急狀況,甚至可能對公司造成難以挽回的損失。
透過視訊設(shè)備,就能召開無遠弗屆的實時會議,能在數(shù)分鐘內(nèi)集結(jié)所有重要決策者,針對緊急狀況,迅速找出解決方案,搶先在其他競爭對手之前,掌握市場脈動,因應(yīng)大環(huán)境的變化,并在決策確定后立即行動,省下相關(guān)人員再旅行回到工作地點、部署分工的時間。
不只如此,視頻會議還能為企業(yè)免去員工大量而冗長、無所事事的飛行時間,挪作更有效率的工作,或可充分休息,儲備戰(zhàn)力。之后你會發(fā)現(xiàn),過去視為無可避免必須投資的時間,是多么可怕的浪費!
提高工作效率
研究顯示,肢體語言在一般對話中傳遞高達60%的訊息,包含信賴、尊重、關(guān)心等,若使用電話或電子郵件聯(lián)系,多數(shù)細微的信息無法被忠實傳達、甚至遭誤解,也因此必須花費更多時間與力氣,溝通、解釋復(fù)雜的議題。但視頻會議能傳遞商務(wù)會議中成員的表情動作,增進溝通效率;高畫質(zhì)的影像、敏銳的音頻偵測,宛如面對面溝通,建立互信、避免誤會。從此,你不必再忍受毫無效率的電話或郵件討論,隨時隨地都能立即召開會議;更不會因為舟車勞頓帶來的疲憊感,影響思考,能時時保持清晰頭腦,充分討論,做出明確的決策。
廣納全球人才
視頻會議系統(tǒng)打破空間藩籬,更打破吸納優(yōu)秀人才的地域限制,解決企業(yè)人才荒的頭痛問題。透過經(jīng)濟、簡易、便利的視頻會議設(shè)備,你可以經(jīng)常和全球各地的員工面對面開會,營造無遠弗屆的辦公環(huán)境,讓分布各地的異國員工,或派遣在偏遠市場的本地員工,都能像同在一個辦公室般彼此熟悉,團隊合作效率更勝以往。
保護地球
視頻會議是綠色產(chǎn)品。企業(yè)采用視頻會議,可大幅減少差旅中創(chuàng)造出來的炭足跡與能源消耗。只要一點小小改變,就能為減緩溫室效應(yīng)貢獻力量,拯救地球,更有助提升企業(yè)形象。